10 tips om je inbox weer de baas te worden - Vivian Vertelt
16245
post-template-default,single,single-post,postid-16245,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-7.6.2,wpb-js-composer js-comp-ver-4.6.2,vc_responsive
vivian vertelt 10 tips om je inbox de baas te worden

05 mei 10 tips om je inbox weer de baas te worden

Stel je voor dat je je buurvrouw dagelijks 74 tripjes naar de brievenbus ziet maken. Best wel zielig toch, die buurvrouw? Wij checken gemiddeld 74 keer per dag onze mail. Wij zijn jouw buurvrouw! In dit blog ontrafel ik een aantal negatieve effecten van e-mail en geef ik een tiental tips om je mailbox weer onder controle te krijgen.

Belonings-effect

Ongeopende mail heeft de aantrekkingskracht van een ongeopend pakje – en daarom worstel je je door eindeloze nieuwsbrieven, loze berichten en CC-tjes op zoek naar…. Ja, naar wat eigenlijk. Je bent op zoek naar het positieve effect van een beloning, maar deze tref je zelden aan.

Valse vorderingen

D’r gebeuren meer rare dingen in je hoofd als je eenmaal een mail-junkie bent. Wees eerlijk – jij voelt je vast ook voldaan als je een enorme lijst met mail hebt bekeken, gelezen, verplaatst, doorgestuurd, weggegooid… laten we het “mailboxen” noemen. En? Hoeveel tijd daarvan was nou daadwerkelijk nuttig? Wat heeft er bijgedragen aan jouw zakelijk succes? “Mailboxen” is de paradox van de vordering.

Negatief vooroordeel

Dan is er nog een ingewikkeld iets met e-mail. Alles wat je in een mailtje schrijft, ook al gebruik je dezelfde formulering als in een één op één gesprek, komt op de lezer een tikje negatiever over. Dus schrijf je een positieve mail, dan leest de ontvanger dat als neutraal. Schrijf je een neutrale mail, dan is de kans heel groot dat de lezer jouw bericht zelfs negatief opvat. Dat wist je niet hè?!

23 minuten om te herstellen

In het boek Nooit meer te druk van Tony Crabbe las ik dat het 23 minuten kost om weer in de werkflow te komen na een onderbreking door een telefoontje of een mail. Hoog tijd dus om eens serieus te kijken naar hoe je met je e-mail omgaat.

Minder mailen

Goed dat waren heel wat negatieve gevolgen van het toch wel nuttige e-mail. Hoe zorg je er nu voor dat je mail weer voor je gaat werken? Veel oplossingen heb je eigen hand. Klinkt raar he, want jij bent natuurlijk niet degene die jouw inbox doet overstromen. Of misschien toch? Want hoe meer mails je verstuurt, hoe meer je er ontvangt. Dus…

Prioriteren

Wat DOE je? Wat is jouw werk? Ben je advocaat, redacteur, recruiter of onafhankelijk reisagent. En welke taken horen hierbij? Schrijf ze maar eens op. Ah, mail afhandelen en klantencontact is een van de taken. En daarvoor heb je toch mail nodig? Tuurlijk. Dat mag. Als het bijdraagt aan het resultaat.

Tien tips voor e-mail-discipline

Een e-mail-loos bestaan, helemaal wat werk betreft, is denk ik onmogelijk. Maar hoe zorg je er nou voor dat je iets minder die mail-junk wordt? Ik introduceer – in navolging van ether-discipline – de e-mail-discipline.

  1. Begin de dag NIET met het checken van je mail – laat je e-mail niet je aandacht afhouden van belangrijke zaken (denk aan de kikker!).
  2. Verwerk je mail op gezette tijdstippen – en in batches. Plan het in als een taak.
  3. Maak mappen in je mailbox op basis van verschillende prioriteiten, afzenders, taken – afhankelijk wat voor jou het beste werkt.
  4. Verwachtingen managen:
    1. komt er een belangrijke mail binnen waar je nu niet inhoudelijk op kunt reageren: stuur een vriendelijke reply dat je er later uitgebreid (misschien face to face) op terugkomt en zet het in je agenda.
    2. Werk eventueel zelfs met een auto-respons waarin je laat weten dat je mail op gezette tijden afhandelt.
  5. Zorg zelf voor duidelijke mails. To the point en het belangrijkste eerst. Zorg voor een goede titel. Weet waarom je de mail verstuurt. Zo voorkom je retour e-mails omdat de ontvanger iets niet begrijpt of meer info nodig heeft.
  6. Verplaats je in de ontvanger. Hoe voelen ze zich en wat verwachten ze van je? Kunnen ze op dit moment iets met de mail die je verstuurt?
  7. Durf op sommige mails überhaupt niet te reageren.
  8. Delete direct alles wat niet bijdraagt aan het resultaat of verplaats het naar de juiste folder (denk aan familie, vrienden)
  9. Mail zelf minder
  10. Unsubscribe! (Een voor een of via bijvoorbeeld https://unroll.me)

De inspiratie voor deze blogpost kwam voort uit een overvolle mailbox, het lezen van de Blink “Unsubscribe” van Jocelyn K. Glei en het boek “Nooit meer te druk” van Tony Crabbe.

Vivian Vertelt is een initiatief van administratiekantoor Buro Freecon gevestigd in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Meer info? www.administratiekantoorregiorotterdam.nl

Geen reactie's

Geef een reactie