Kies een administratiekantoor dat bij je past - Vivian Vertelt
16253
post-template-default,single,single-post,postid-16253,single-format-standard,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode-theme-ver-7.6.2,wpb-js-composer js-comp-ver-4.6.2,vc_responsive
vivian vertelt over administratiekantoor

22 mei Kies een administratiekantoor dat bij je past

Administratie is voor de meeste ondernemers niet de grootste hobby, maar wel een essentieel onderdeel van het voortbestaan van je onderneming – zorg er dus voor dat je met een administratiekantoor in zee gaat met wie je deze verantwoordelijkheid durft te delen!

Boekhouder, administratiekantoor, accountant?

Ik spreek geregeld ZZP’ers die hun administratie bij een heel duur accountantskantoor hebben ondergebracht – het andere uiterste hoor ik ook geregeld; het zelf doen in een excelletje. Maar wat heb je nou nodig als ZZP’er? Ik zet om te beginnen de verschillen tussen accountant, boekhouder en administratiekantoor op een rijtje.

De accountant

Accountant is een wettelijk beschermde titel. Je mag je AA (Accountant-Administratieconsulent) noemen als je hiertoe een HBO opleiding hebt afgerond inclusief een verplichte driejarige praktijkstage. Een register accountant (RA) moet zelfs een Post-Master accountancy-opleiding hebben afgerond met een driejarige praktijkstage.

ZZP’ers hebben over het algemeen geen accountant nodig. Althans niet om de jaarrekening te controleren. Dit geldt namelijk alleen maar voor bedrijven die aan twee van de drie volgende voorwaarden voldoen:

  • Meer dan 12 miljoen euro omzet.
  • Een balanstotaal van meer dan 6 miljoen euro.
  • Meer dan 50 werknemers in dienst.

De accountant rekent – over het algemeen – een hoger tarief dan een administrateur.

Boekhouder en administratiekantoor

Wat is het verschil tussen een boekhouder en een administratiekantoor? Dat is er eigenlijk niet; de een noemt het z’n boekhouder, de ander heeft het over haar administratiekantoor. Maar, omdat boekhouder mij toch een beetje ‘schoenendoos vol met bonnetjes’ in de oren klinkt, zal ik het hierna alleen nog maar over administrateur of administratiekantoor hebben.

Wat doet een administrateur

Administrateur (of boekhouder, vooruit de laatste keer) is geen wettelijk beschermd beroep; iedereen mag zich zo noemen. Van origine zetten ze de financiële administratie in ‘de boeken’. Ze voeren de inkomende en uitgaande facturen, bonnetjes, bankafschriften, kilometeradministratie enzovoort in in een boekhoudprogramma, vaak gevolgd door aangifte voor BTW en Inkomstenbelasting. Tegenwoordig zullen er steeds minder kantoren zijn die het daadwerkelijke boeken nog tot hun core business rekenen – online boekhoudprogramma’s, automatische koppelingen met facturatie-systemen en de bank hebben deze taak voor een groot deel overgenomen. Zelfs je BTW aangifte gaat met een druk op de knop via het online boekhoudprogramma. Maar wat doet jouw administrateur dan nog voor je?

Wat is het nut van een administratiekantoor?

Als het goed is analyseert jouw ‘financiële man of vrouw’ jouw administratie. Ze kijken of er niets in je administratie ontbreekt, zodat je bijvoorbeeld geen aftrekposten mist. Hij of zij kijkt als het goed is ook of er juist niet te veel is opgevoerd. Of er zaken zijn opgenomen in de administratie die fiscaal gezien helemaal niet mogen. Op die manier zorgt de adviseur ervoor dat je geen boetes opgelegd krijgt bij een eventuele controle.

Als het goed is houdt jouw administratiekantoor je ook op de hoogte van fiscale tips, zodat je tijdig actie kunt ondernemen als er nuttige regelingen voor je zijn. Aanbevelingen voor je pensioen, ook iets wat je van een administrateur mag verwachten. En een goed administratiekantoor zou je – als je het mij vraagt – zelfs van ondernemerstips mogen voorzien.

Selectie van een administratiekantoor

Ben je op zoek naar een administratiekantoor omdat je tot nu toe alles zelf doet of omdat je niet tevreden bent over je huidige kantoor. Let dan op de volgende punten:

1. Aanbevelingen

Online aanbevelingen, reviews, aanbevelingen van collega-ondernemers en uit je netwerk zijn veel waard, maar bedenk wel dat een hovenier iets anders is en doet dan een app-ontwikkelaar. Waarom vindt jouw contact het kantoor zo goed of prettig om mee samen te werken?

2. Branche / grootte

Vaak is een administratiekantoor gespecialiseerd in een bepaalde doelgroep. ZZP’ers, MKB tot 25 man personeel, horeca, detailhandel… Het voordeel van een administrateur die werkt met jouw soort- of branchegenoten is dat hij er veel van afweet. Hij merkt bijvoorbeeld uitzonderingen snel op. Ook heeft hij op deze manier een specialisatie en kan hij of zij goed adviseren in jouw tak van sport.

3. Prijs

Natuurlijk – prijs is van belang. Alleen, let wel op dat je weet wat je met elkaar vergelijkt. Alleen een uurtarief is niet voldoende. Je moet ook weten wanneer de teller gaat lopen. Kijk weer even naar het punt hierboven; jouw beoogde kantoor dat gespecialiseerd is in detailhandel, kan vast redelijk gedetailleerd aangeven hoe veel de administratie per maand zou moeten kosten. Bedenk je ook dat prijs relatief is. Als jouw administrateur voor maximalisatie van je aftrekposten zorgt of je anderszins van gunstig fiscaal advies voorziet, is een tientje per uur extra snel terugverdiend.

4. Plaats en online

Een kantoor in de buurt is makkelijk, maar tegenwoordig van minder groot belang dan in het schoenendoostijdperk. Je hoeft tegenwoordig dus niet meer elk kwartaal met al je facturen onder je arm naar het administratiekantoor. Overleg van tevoren welk online boekhoudprogramma je samen gebruikt. Werkt de administrateur met hetzelfde programma en/of kan hij je hierin adviseren? Hoe verloopt de communicatie? Gaat alles online, spreek je eens in de zoveel tijd fysiek af?

5. Klik en #dtv

Ik denk dat dit het allerbelangrijkste punt is; is de man of vrouw in kwestie iemand waarmee je kunt schakelen. Durf je te vragen wat je wilt of voel je je geïntimideerd of onbegrepen. Stel de goede vragen tijdens een kennismakingsgesprek. Ben je goed op de hoogte van je financiën, daag de administrateur uit – leg hem of haar een ingewikkelde kwestie voor – als het goed is heb je te maken met een sparringpartner. Ben je juist een enorme nitwit op dit terrein, zoek dan uit of je toch over jouw administratie kunt communiceren zodat je het begrijpt.

Vivian Vertelt is een initiatief van administratiekantoor Buro Freecon gevestigd in Capelle aan den IJssel en Rotterdam. Meer info? www.administratiekantoorregiorotterdam.nl

1Reactie

Geef een reactie